¿Qué es y cómo aplicar la matriz de administración del tiempo?

Para poder definir qué es y cómo aplicar la matriz de administración del tiempo. Primero debes desarrollar un cuadrante de dos ejes, de los distintos niveles de importancia y urgencia de una tarea específica. La intención es clasificar diariamente las tareas o temas por ejecutarse clasificados como: Urgentes, No Urgentes, Importantes y No Importantes.

Ahora, ¿qué es lo importante? Se debe considerar como importante, a efectos de la matriz de administración del tiempo, aquellas actividades que nos aproximan a los objetivos de nuestra tarea, por ejemplo: la planificación de una campaña, atender a un cliente, conocer un nuevo producto.

¿Qué es Urgencia? Aquí se concentran las actividades que requieren una atención inmediata: un reporte de prioridad, organizar un viaje para acudir a una reunión, una llamada telefónica. Los asuntos urgentes son los que actúan directamente sobre nosotros, nos presionan y reclaman nuestra acción inmediata.

Los cuadrantes​

Una vez entendiendo los componentes de la matriz los cuadrantes quedan de la siguiente manera:

1. Importante y urgente. El criterio a considerar aquí es la crisis o lo inmediato. Se toman en cuenta las tareas que se han vuelto críticas a consecuencia del plazo que se tiene para desarrollarlas. Por ejemplo, si un supervisor solicita un proyecto a un colaborador, con una fecha límite muy cercana y este no le pone la atención a esta actividad o lo deja para última hora, el resultado será un proyecto mal elaborado, durante el cual se atravesó por factores como el estrés, la desorganización y como resultado el fracaso.
2. Importante y no urgente. Son aquellas tareas que, si bien son importantes, se desarrollan a largo plazo y pueden no tener una fecha límite de entrega. Esto se determina gracias a la organización y la inversión de tiempo que se les ha brindado. Por ejemplo, el desarrollo personal a largo plazo basado en los estudios, dedicándoles el tiempo suficiente para cumplirlos.
3. No importante y urgente. Aquí se establecen aquellas actividades rutinarias que son urgentes, pero que no tienen un nivel de trascendencia mayor a través del tiempo. Por ejemplo, las reuniones en el trabajo a última hora, las llamadas sin previo aviso, las acciones inmediatas, etc. Solo se aplican cuando se tiene un enfoque a corto plazo; son tareas que no tienen una planificación previa.
4. No importante y no urgente. Los criterios de este cuadrante son dedicados al ocio. Aquí se aplican actividades como revisar las redes sociales, distraerse con algún video intrascendente y más. Y a pesar de su categoría, son necesarias para encontrar un balance entre el los deberes y las obligaciones y los momentos de entretenimiento y relajación.

Adjunto un ejemplo gráfico de la matriz de administración del tiempo.