Buenos días,
En el mercado hay multitud de soluciones que permiten gestionar gran volumen de documentación.
Para poder seleccionar una solución lo primero que hay que hacer es identificar las necesidades con más detalle.
Por ello te animo a que redactes un documento especificando el alcance real de vuestras necesidades: inventario de tipos de documentos, relación con los procesos de negocio, volumen de la documentación, taxonomías, necesidades para la recuperación de los documentos, publicación de los mismos, etc.
Ten en cuenta que no sólo el almacenamiento es importante, sino las capacidades de recuperación, directamente ligadas con las capacidades de catalogación. A su vez, directamente relacionado con los procesos de negocio de su empresa, y entraríamos en otras disciplinas, imprescindibles para la gestión documental.
Documentum vs Open Text
Tenemos experiencia directa con Documentum, y también con antiguas soluciones de Open Text.
Ambos fabricantes tratan de alinearse con una estrategia ECM, por lo que a la hora de hacer una comparativa se utilizan cientos de criterios; eso sí, lo que deben hacer es centrarse en sus propios requerimientos como empresa, y no sólo en el volumen de almacenamiento.
Hoy día el volumen de almacenamiento ha dejado de ser un problema crítico debido al abaratamiento de los sistemas. Tanto Documentum como Open Text gestionan grandes volúmenes sin ningún tipo de problema.
Pero insisto en la importancia de identificar con detalle vuestras necesidades: ¿quién y cuándo va a recuperar la documentación, periodicidad, centros de trabajo distribuidos, etc...? ¡La tipología de la documentación es un factor decisivo a la hora de seleccionar una solución!.
Van a adquirir, en cualquiera de los dos casos, una gran herramienta que podrán reutilizar para muchas más funcionalidades, y sus altos costes de licencias y de servicios aconsejan invertir el tiempo que sea necesario en una fase inicial de análisis.
Lo más importante: antes de seleccionar la herramienta, identifica bien las necesidades, y documentadlas adecuadamente.
Estamos a vuestra disposición para lo que puedan necesitar.
Ignacio Parres
