¿Por qué le conviene a una empresa dejar de usar papel?

[luisangelbello]

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[gestordocumental10]

Muy cierto, pero las empresas siguen siendo reacias a cambiar a migrar a una gestión documental electrónica, aunque eso les pueda ahorrar muchísimo tiempo y dinero.

[Jony]

Archiveros llenos de papel, empleados destinando muchas horas de su día buscando información, pérdida o deterioro de documentos por el paso del tiempo, son sólo algunos de los problemas que enfrentan las empresas diariamente en la gestión de su información.


De acuerdo con el Índice de Eficiencia de Procesos de Ricoh, una investigación realizada en empresas de la Unión Europea, las compañías invierten al año 147 mil millones de euros para la gestión de documentos críticos, y un empleado puede destinar hasta 82 horas al año en este tipo de procesos.

Actualmente las empresas tienen a su alcance soluciones tecnológicas que las ayudarán a resolver este tipo de problemas. El mayor reto que tienen que enfrentar son los paradigmas sobre el uso del papel y la inclusión de nuevas tecnologías en sus procesos.

Cuando una compañía piensa en reducir su consumo de papel los primeros beneficios que encuentra son los ahorros en cuanto a costos, impresiones, fotocopiado o almacenamiento. Se estima que los archivos de papel se duplican cada 3.5 años y las empresas destinan a su mantenimiento y resguardo el 10% de los costos directos, utilizan el 12% de los costos del espacio y reservan el 8% de los costos de equipamiento.

Y aunque estos ahorros son una de las razones por las cuales las empresas deberían dejar de usar papel no es la única, ni la más importante. El verdadero ahorro que las empresas encontrarán está en los costos que generan las horas del tiempo de trabajo invertido de los empleados que archivan y buscan documentos para sus actividades diarias.

El personal administrativo utiliza el 60% de su tiempo en manejar o archivar papeles. Con el uso de documentos electrónicos se reducen el tiempo y esfuerzo que se dedican a su búsqueda, consulta, creación y distribución.

Cuando una empresa deja de usar papel notará un impacto en puntos como mejorar la gestión de los documentos, incrementar la eficacia de los procesos, reducir los costos, ahorro en el tiempo de trabajo y mejorar sustancialmente la seguridad de la información.

Existen diversas soluciones que pueden ayudar a las empresas a dejar de usar papel, una de ellas es implementar la factura electrónica, a través del uso de plataformas en línea que se encargan de todo el proceso de facturación, desde su creación y almacenamiento, las empresas no tendrán que volver a imprimir ni una sola factura más. En Facturador.com Colombia ofrecemos un sistema de facturación electrónica que le permitirá emitir sus facturas de una manera Rápida, Fácil y Segura. Contáctenos.

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