Abordar la implantación de un Gestor Documental

Buenos días a todos.

Al analizar los flujos de documentación en nuestra empresa, vemos que existen unos departamentos que principalmente son proveedores de documentación mientras que otros son principalmente consumidores de documentación.

Descartado un escenario BigBang donde todo el mundo empiece a utilizar simultaneamente el Gestor Documental, estamos pensando cómo abordar la implantación de este tipo de herramienta.

¿Qué pensais que es mejor?:
- Empezar por los departamentos proveedores de documentación.
- Empezar por los departamentos consumidores de documentación.
- Plantear la implementación por procesos interdepartamentales. Por ejemplo, primero toda la documentación relacionada con los productos que vendemos, después toda la documentación relacionada con los proyectos...

Quisiera leer unas opiniones de personas con experiencia en implantación de Gestores Documentales.

Muchas gracias.

Anonymous":21zgjyma dijo:

Buenos días a todos.

Al analizar los flujos de documentación en nuestra empresa, vemos que existen unos departamentos que principalmente son proveedores de documentación mientras que otros son principalmente consumidores de documentación.

Descartado un escenario BigBang donde todo el mundo empiece a utilizar simultaneamente el Gestor Documental, estamos pensando cómo abordar la implantación de este tipo de herramienta.

¿Qué pensais que es mejor?:
- Empezar por los departamentos proveedores de documentación.
- Empezar por los departamentos consumidores de documentación.
- Plantear la implementación por procesos interdepartamentales. Por ejemplo, primero toda la documentación relacionada con los productos que vendemos, después toda la documentación relacionada con los proyectos...

Quisiera leer unas opiniones de personas con experiencia en implantación de Gestores Documentales.

Muchas gracias.

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, Estimado Sr. Desde CATinformacion, le aconsejamos se ponga en manos de nuestro departamento de Gestion Documental, atráves de nuestra web:

http://catinformacion.es/producto/ap_pr ... cuware.asp

o bien, llamando a nuestro tfn.954184646, le sacaran de todas sus dudas y le diran como gestionar su problematica de forma, sencilla,rapida y eficaz! Saludos.Paul Jowers( Responsable ProductoOCUWARE).

Yo te diría que primero pongas el foco en los proveedores. Conseguir contenidos es la primera estrategia que debes contemplar. Si tienes buenos contenidos, interesantes y aplicados al negocio, a tus consumidores les faltará tiempo para utilizar esa información.
Además si arrancas con cosas sencillas, que ahorren "minutos" en la gestión de las personas, que les faciliten la vida, éxito asegurado.
Una cosa importante: dentro de una empresa todos son proveedores y todos son consumidores de información. Para más adelante tienes que tenerlo en cuenta.
Si quieres que comentemos algo más escríbeme a zarkov@telefonica.net.
Yo no vendo software (no me parece mal, todo lo contrario), he visto tu post y me ha parecido interesante tu planteamiento

Buenos días, y feliz año. Llevo más de 3 años dedicado a la gestión documental. En un proyecto de gestión documental los beneficios asociados son el ahorro de tiempo, control de acceso a la documentación, información no duplicada y sin perdidas y seguridad de los documentos para posteriores analisis asegurando la inalterabilidad de aquellos que sean vitales (segun ISO 15489).

La gestión documental empieza desde la incorporación de los documentos hasta el almacenamiento o destrucción de los mismos(ciclo de vida del documento). Para ver estos beneficios y hacerte una idea de lo que puede hacer una herramienta es mejor que comiences con un departamento que tenga que consultar y hacer operaciones sobre documentos puesto que es la parte fuerte de los gestores documentales. Lo de introducir documentos generalmente son integraciones con terceras partes como kofax o captiva.

Hasta aquí la respuesta a tu pregunta, pero como recomendación te diría que realicéis primero un análisis de vuestros procesos documentales y que cualquier proyecto sea posterior al establecimiento de una política de gestión documental que recoja unas conclusiones y una forma de hacer que englobe y de unicidad a los posteriores desarrollos.

Si quieres más información sobre nuestro trabajo no dudes en ponerte en contacto conmigo a la siguiente dirección: ftovar@indra.es

Un saludo.

Estimado Amigo,

En primer lugar presentarte nuestra compañía, Mediapps Grupo Ever es líder europeo en software (ECM "Enterprise Content Management), goza de una sólida presencia internacional en más de veinte países, a través de sus filiales (Alemania, Francia, España, Oriente Medio, Estados Unidos y Canadá) y de su red de integradores y distribuidores.

La finalidad de Mediapps Grupo EVER, es facilitar la gestión de la información para que la empresa pueda utilizar en las mejores condiciones su capital de información y, de esta forma, servir mejor a los clientes.

Mediapps Grupo EVER tiene varias soluciones: Eversuite es una infraestructura de software que permite generar cualquier tipo de aplicación como: ES-DMS (Gestión Documental), ES-Mail (Gestión de Mail), ES-Cold (Gestión de Spool/Report), ES-Folder (Gestión de Expedientes), ES-Archive RM (Records Management & Archivo) o ES-Portal(Gestión de Portales)

Algunas de las empresas y organismos, nacionales e internacionales que utilizan las soluciones de Mediapps Grupo Ever, son entre otras: Comisión Europea, Hachette Filipacchi Medias, ONISEP, Groupama, MSA, Accor, Aura, Ayuntamiento de Mataró, Banque Populaire, BMW, C3D, Consejo General del Poder Judicial del Ministerio de Justicia, MIK Centro Tecnológico de Mondragón Corporación Cooperativa, Ministerio de Cultura y Ministerio de Educación y Ciencia, Cámara de Comercio de Barcelona, Cámara de Comercio de Madrid, Caprabo, Carl Zeiss, Casa Santiveri, Dalkia, Deutsche Bank, DKV, Franprix, Grupo Generali, Grupo Guascor, Grupo Hero, Grupo Ramel, Janssen-Cilag, La Caja La General de Granada, Laboratorios Guerbet, Metrolico, Ministerio de Hacienda (Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos), Osbow, Parunion, Pfizer, Prosodia, SFR, Siemens, SARO Industrie, Sodexho, Solendi, TF1 Publicité, Unión Tostadora, Universidad de Salamanca, Universidad Carlos III de Madrid, Weber Saint
Gobain,etc.

Ante esta presentación, nuestra experiencia nos dice que antes de poner a disposición la documentación, deberemos tener en cuenta que debe estar bien organizada y gestionada, donde se aplique diferentes perfiles de usuarios ya sean para el control, creación o consulta de documentos.

Una vez realizado esto, podremos determinar quien va a consultar y que va a poder consultar, a través de un interface que hayamos creado. Si quieres ver un buen ejemplo en internet de una gestión de 3.000.000 de fotografías entra en http://www.hachettephotos.com


Para cualquier otra consulta no dudes en ponerte en contacto conmigo.


Un Saludo,

Jose Antonio Urbano
Business Development Mgr.

Mediapps Grupo EVER
C/ Santa Engracia, 151 3ªPlanta Of. 2
28003 Madrid
jurbano@mediapps.es
+34917877063