Antonio Nieves
Junior
El Reto
Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
Zady es una gestoría administrativa sevillana que cuenta con más de 16 años de experiencia y 10 empleados a su servicio. El grueso de su negocio es la gestión de trámites administrativos de vehículos nuevos y de ocasión.
Gestionar trámites de tráfico, significaba para dos de los empleados de Zady una gran cantidad de trabajo manual a realizar con documentos como DNIs, permisos de circulación, permisos de conducir, impuestos de circulación y otros documentos usados en 9 trámites distintos.
Hasta hace año y medio, toda esta documentación se enviaba y recibía en papel o mediante correos electrónicos. A pesar de tener un archivo organizado, encontrar documentos en papel llevaba tiempo y en cuanto a los documentos digitales, el Explorador de Windows ofrecía demasiadas limitaciones a la hora de buscar documentos. Compartir documentos tampoco era eficiente, pues medios como el e-mail o pen drives duplican la documentación y no permiten distinguir versiones de documentos.
Otro aspecto que Zady Gestores quería mejorar era el servicio. La gestoría quería ofrecer a sus clientes la posibilidad de consultar sus documentos, adjuntar nuevos y recibir avisos cuando se sube una nómina, un trámite está gestionado o hay que preparar las declaraciones trimestrales del IVA. Esto no podía conseguirse sin digitalizar los procesos de la gestoría.
La Solución
Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
Con un escáner sin especiales características, en Zady comenzaron a digitalizar los expedientes. Al tratarse de más de 100 documentos día, era importante que pudieran escanearse por lotes. Ésta fue una de las razones por las que escogieron Athento, capaz de identificar el inicio y el final de un expediente cuando recibe desde el escáner un lote de ellos. Para el caso concreto de los expedientes de tráfico, Athento sabe que un expediente empieza con una hoja de resumen; así que una vez identificado este tipo de documento, Athento separa el expediente del lote, lo nombra, extrae la información más relevante y lo almacena. Además, Athento les permitía extraer de los documentos la matricula del vehículo, que era el distintivo de cada expediente. Si el número de matrícula ya estaba asociado a un expediente se adjuntaba la nueva documentación al expediente antiguo. De esta manera, Athento garantiza que no se dupliquen los expedientes y que no haya que pedirle a los clientes la misma documentación una y otra vez.
Leer Más:
http://blog.yerbabuena.es/2012/03/caso-de-exito-zady-gestores-se.html
Conseguir digitalizar el proceso de gestión de expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
Zady es una gestoría administrativa sevillana que cuenta con más de 16 años de experiencia y 10 empleados a su servicio. El grueso de su negocio es la gestión de trámites administrativos de vehículos nuevos y de ocasión.
Gestionar trámites de tráfico, significaba para dos de los empleados de Zady una gran cantidad de trabajo manual a realizar con documentos como DNIs, permisos de circulación, permisos de conducir, impuestos de circulación y otros documentos usados en 9 trámites distintos.
Hasta hace año y medio, toda esta documentación se enviaba y recibía en papel o mediante correos electrónicos. A pesar de tener un archivo organizado, encontrar documentos en papel llevaba tiempo y en cuanto a los documentos digitales, el Explorador de Windows ofrecía demasiadas limitaciones a la hora de buscar documentos. Compartir documentos tampoco era eficiente, pues medios como el e-mail o pen drives duplican la documentación y no permiten distinguir versiones de documentos.
Otro aspecto que Zady Gestores quería mejorar era el servicio. La gestoría quería ofrecer a sus clientes la posibilidad de consultar sus documentos, adjuntar nuevos y recibir avisos cuando se sube una nómina, un trámite está gestionado o hay que preparar las declaraciones trimestrales del IVA. Esto no podía conseguirse sin digitalizar los procesos de la gestoría.
La Solución
Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar Athento como sistema de gestión documental inteligente encargado de dar respaldo a los servicios de su Oficina Virtual.
Con un escáner sin especiales características, en Zady comenzaron a digitalizar los expedientes. Al tratarse de más de 100 documentos día, era importante que pudieran escanearse por lotes. Ésta fue una de las razones por las que escogieron Athento, capaz de identificar el inicio y el final de un expediente cuando recibe desde el escáner un lote de ellos. Para el caso concreto de los expedientes de tráfico, Athento sabe que un expediente empieza con una hoja de resumen; así que una vez identificado este tipo de documento, Athento separa el expediente del lote, lo nombra, extrae la información más relevante y lo almacena. Además, Athento les permitía extraer de los documentos la matricula del vehículo, que era el distintivo de cada expediente. Si el número de matrícula ya estaba asociado a un expediente se adjuntaba la nueva documentación al expediente antiguo. De esta manera, Athento garantiza que no se dupliquen los expedientes y que no haya que pedirle a los clientes la misma documentación una y otra vez.
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