Sistemas para la gestión documental y sus mejoras para la empresa

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cuca
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Sistemas para la gestión documental y sus mejoras para la empresa

Mensajepor cuca » Lun 18 Sep, 2017 8:48 pm

Cada vez son más las empresas que están invirtiendo en softwares que les faciliten la vida, empezando por las pymes, quienes al no tener suficiente personal, se ven en la necesidad de optimizar e invertir sus recursos de manera inteligente, ya que todo empresario sabe que la eficiencia en los procesos de la empresa será fundamental para obtener los resultados esperados.

Un claro ejemplo de estos softwares es DocuWare, un software de gestión documental creado en un principio para transformar los antiguos procesos de gestión y archivo de información manuales, los cuales estaban resultando bastante costosos, por el empleo de impresoras, utilización de papel y el requerimiento de espacio como bodegas y archiveros; e inútiles de igual manera, porque al final del día, las empresas no sabían ubicar dónde se encontraba la información más relevante, o simplemente no sabían cómo optar por el método de almacenamiento más adecuado para ellos.

Es por eso que finalmente empresas tecnológicas, interesadas en facilitarle la vida a otras empresas crearon un nuevo método para la gestión documental llamado ECM (Enterprise Content Management) el cual ha revolucionado el proceso de administración y almacenamiento de información empresarial, pues les ha permitido a las empresas digitalizarse y tener mejor organizados sus sistemas de información, sin importar su tamaño, o el volumen de información que posean.

Este año Microformas ha detectado nuevas necesidades en los procesos de gestión y almacenamiento de información de sus clientes, es por eso que ha decidido implementar mejoras y actualizar sus productos, tales como:
1. Nombramiento de archivos: Mejoramiento en el sistema que ayuda a identificar los archivos a través del nombre que se les da. Se crea una especie de categorización o nomenclatura que permite hacer más rápida la búsqueda de contenido específico.

2. Seguridad y accesos: Se han hecho implementaciones y tomado nuevas medidas de seguridad, a fin de hacerle frente a las nuevas amenazas cibernéticas. Es por eso que se ha mejorado el sistema de permisos y acceso a la información para que los miembros de la empresa puedan compartir archivos y documentos entre ellos, o también con personal externo sin ningún riesgo.

3. Sistemas de conservación y modificación: A partir de las últimas modificaciones o consulta de los archivos, el software identificará qué documentos son los de mayor consulta y los que sólo están almacenándose para priorizar las búsquedas y hacerlas más rápidas.

4. Utilización de metadatos: Estamos trabajando en el desarrollo de índices que sustituyan las carpetas digitales convencionales, de esta manera ya no será necesario recordar la ubicación específica de los documentos, sino sólo recordar el nombre.

http://microformas.mx/sitioweb/automati ... cesos.html

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